Как правильно заполнять реестры

Реестр договоров

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Договоры не теряются
  • Своевременность согласований
  • Контроль сроков договора
  • Учет всех версий договоров
  • Реестры и отчеты по договорам
  • Реестр – друг и помощник договора

    Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

    Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

    Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

    Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

  • порядковый номер и номер записи регистрации
  • вид договора
  • сумма (цена) договора
  • стороны договора (наша организация и контрагент)
  • дата заключения (подписания)
  • срок действия (при наличии)
  • наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
  • статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
  • ответственный сотрудник
  • любые иные сведения (например, существенные условия)
  • Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке.

    Программа для учета договоров

    Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

  • трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
  • риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
  • отсутствие связи с историей согласования и переписки.
  • Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

    В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:

    1. Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:
    2. Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия
    3. Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:

    you-right.ru

    Реестр документов – порядок применения и правила оформления

    В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

    На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
  • Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.
  • На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  • Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

    В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

    Правила оформления и составления

    Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
    • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
    • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
    • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
    • Содержание и структура

    • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
    • Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

      Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

      Преимущества использования

      На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

      В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

      Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

      В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

      Это быстро и бесплатно!

      Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

      Назначение

      Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

      Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

    • хранение документации;
    • Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

      Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

      В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

    • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;

    Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

    Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

    Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

    Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

    Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

    Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

    Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    www.delasuper.ru

    Форма ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов. Правила оформления

    Сопроводительный реестр сдачи документов необходим для того, чтобы отразить все приходные и/или расходные операции, произведённые на торговом предприятии за определённый период времени.

    Образец заполнения формы ТОРГ-31

    Посмотреть образец сопроводительного реестра сдачи документов: стр. 1, стр. 2

    Бланк формы ТОРГ-31

    Посмотреть бланк сопроводительного реестра сдачи документов: стр. 1, стр. 2

    Унифицированные бланки и печатные формы документов на 2018 г. (более двухсот бланков)

    • Платежные документы
    • Кассовые документы
    • Типовые формы договоров
    • Документы на транспортрировку товаров
    • Документы по учету товаров
    • Документы ККМ и ККТ
    • Должностные инструкции
    • Деловые письма
    • Документы по учету материалов
    • Бланки и формы доверенностей
    • Бланк сопроводительного реестра унифицирован и имеет форму ТОРГ-31.
      Учёт операций ведётся или в одном бланке, по порядку — сначала приход, потом расход; или разным операциям отводятся отдельные бланки.

      Для организаций розничной торговли (счет 41.2) рекомендовано вести учёт в целом по предприятию и отдельно по каждой торговой точке; для оптовиков (счет 41.1) можно вести реестр целиком по всему предприятию.
      Заполнение бланков реестра ведётся отдельно по поставщикам и покупателям.

      Правила заполнения формы ТОРГ-31

      Форма ТОРГ-31 состоит из титульной части и табличной.
      В «шапке» указываются:

    • наименование организации, её код по ОКПО, структурное подразделение, если реестр заполняется по нему;
    • номер документа и дата его составления;
    • отчетный период, за который фиксируются операции прихода/расхода.
    • В табличной части указываются:

    • наименование организации-поставщика (или покупателя), её код по ОКПО;
    • наименование приходного (расходного) документа, его номер и дата составления, количество листов в этом документе;
    • итоговое количество зафиксированных листов документов по одной стороне бланка и по всему реестру в целом.
    • Количество зафиксированных документов и количество листов этих документов также прописью указываются после табличной части.

      Данные в реестре заверяются подписями: того, кто заполнял форму ТОРГ-31 (например, менеджера по закупкам), принявшего документ бухгалтера и проверившего реестр представителя администрации (главного бухгалтера или руководителя организации).

      Документ составляется в двух экземплярах. Один вместе с сопутствующими документами сдаётся для сверки в бухгалтерию, другой остаётся у заполнившего реестр ответственного лица.

      Программа для розничных магазинов, оптовой торговли, интернет-магазинов и сферы услуг.

    • Торговый и складской учет
    • Интеграция с фискальными регистраторами
    • CRM, заказы и сделки
    • Печать первичных документов
    • Банк и касса, взаиморасчеты
    • Интеграция с интернет-магазинами
    • Интеграция со службами доставки
    • Интеграция с IP-телефонией
    • Email и SMS рассылка
    • КУДиР, налоговая декларация (УСН)
    • www.business.ru

      Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

      Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

      В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

      Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

      Образец оформления реестра документов

      Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

    • учет;
      1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
      2. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
      3. Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

        В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

        Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

        Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

        Правила ведения

      4. проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
      5. если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
      6. при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
      7. Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

        В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

      8. содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
      9. регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
      10. Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

        Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

        Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

        На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

        Смотрите еще:

        • Налоговая декларация по единому налогу на вмененный налог Как с вами связаться? Онлайн-сервисподготовки декларации по ЕНВД за 2018 год Сервис позволяет: Подготовить отчет Сформировать файл Протестировать на ошибки Распечатать отчет Отправить через интернет! Начиная с 1 квартала 2017 года действовует новая форма декларации по ЕНВД, утвержденная […]
        • Заполнение накладной на возврат товара Возвратная накладная На основании возвратной накладной товар ненадлежащего качества возвращается поставщику. Унифицированной формы возвратной накладной нет. Бланк возвратной накладной Получите бланк бесплатно! Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно […]
        • Правило оформления счета Правила оформления счетов-фактур по услугам (работам, имущественным правам) Отправить на почту Правила оформления счетов-фактур по услугам (работам, имущественным правам) имеют свои особенности по сравнению с правилами оформления счетов-фактур по товарам. Рассмотрим, как должны оформляться счета-фактуры в […]
        • Образец заявления о внесении изменений в документы Заявление о внесении изменений в сведения об индивидуальном предпринимателе, содержащиеся в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) Упростите работу с документами! Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов Узнать больше >> Автоматическое заполнение типовых […]
        • Как оформить бюджет семьи Семейный бюджет на месяц: как правильно рассчитать доходы и расходы семьи в таблице Вы никогда не задумывались, почему при одинаковых доходах в одних семьях хватает на все, а другие постоянно в долгах и не перестают жаловаться на безденежье? Никакого секрета нет. Нужно уметь не только зарабатывать, но и […]
        • Приказ о праве первой подписи для банка Приказ о предоставлении сотруднику права подписи в документах Упростите работу с документами! Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов Узнать больше >> Автоматическое заполнение типовых форм документов Печать документов с изображением подписи и печати Фирменные бланки с вашим логотипом […]
        • Пособия на приемного ребенка в московской области Выплаты и льготы ⇒ Выплаты приёмным семьям в Москве Модератор: hippo Перейти на страницу: Сообщение Ленточка » 05 окт 2010, 12:38 Сообщение Елена Джемелинская » 05 окт 2010, 14:50 Сообщение Игорь Сергеев » 05 окт 2010, 16:55 Не совсем так. Есть два уровня выплат на приемных детей. 1. Выплаты […]
        • Приказ о принятие на работу ип Приказ о приеме на работу, унифицированная форма Т-1 и Т-1а Строительство домов в Переславле-Залесском. огромное озеро сосновые леса охота и рыбалка 1,5 часа от Москвы узнать подробнее Скачать бланки: Бланк унифицированной формы № Т-1 Образец приказа о приеме работника на работу (свободная […]

    Комментарии запрещены.