Приказ о использовании корпоративной сотовой связи

Положение об использовании корпоративной сотовой связи

Утверждено
Приказом N ___ от «___»________ ____ г.

____________________________
(подпись, должность, Ф.И.О.)
М.П.
«___»________ ____ г.

Положение об использовании корпоративной сотовой связи

1. Общие положения

1.1. Положение об использовании корпоративной сотовой связи работниками ____ «______________» (далее — Работодатель и Положение) определяет порядок использования и предоставления работникам права пользования номерами и всеми услугами корпоративной сотовой связи.

1.2. Право пользования номерами корпоративной сотовой связи предоставляется работникам за счет Работодателя в целях более эффективного использования имеющихся ресурсов для оперативного решения вопросов производственной деятельности.

1.4. Настоящее Положение обязательно для работников, использующих номера корпоративной сотовой связи. Каждый такой работник подлежит ознакомлению с Положением под роспись в журнале учета пользователей сотовой связи.

1.5. Локальные нормативные акты Работодателя и условия трудовых договоров с работниками, регламентирующие предоставление права пользования корпоративной сотовой связью, в обязательном порядке согласовываются с бухгалтерией и юридическим отделом.

2. Основные понятия и сокращения

В настоящем Положении применяются следующие основные понятия и сокращения:

номер корпоративной сотовой связи — телефонная карта (SIM-карта) с закрепленным за ней абонентским номером, пользование которой осуществляется в рамках корпоративной сети Работодателя;

пользователь корпоративной сотовой связи — штатный работник или привлекаемый по договору сотрудник Работодателя, которому предоставлено право пользования номером корпоративной сотовой связи;

координатор — заместитель директора по общим вопросам (или иное лицо, уполномоченное директором, координирующее предоставление корпоративной сотовой связи пользователям Работодателя);

лимит — денежное ограничение на расходы сотовой связи за определенный период времени — один месяц (квартал, год);

структурные подразделения — подразделения Работодателя, имеющие свою лицевую карточку и оплачивающие с нее услуги сотовой связи за работников соответствующих подразделений.

3. Пользователи сотовой связи Работодателя

3.1. Пользователями корпоративной сотовой связи Работодателя являются лица, занимающие должности:

— руководителя структурного подразделения;

— специалиста отдела связи и Интернета;

— водителей автотранспортной службы;

Указанный список не является исчерпывающим и может быть дополнен распоряжением Работодателя.

3.2. Перечень и диапазон лимитов каждой категории пользователей утверждаются приказами Работодателя.

4. Выделение номера корпоративной сотовой связи

4.1. Работникам, указанным в п. 3.1 Положения, номер корпоративной сотовой связи выделяется или возвращается ими на основании служебной записки непосредственного руководителя работника.

4.2. Служебная записка должна содержать: Ф.И.О. работника, должность и обоснование размера лимита в пределах утвержденного диапазона.

4.3. Служебные записки о выделении номера корпоративной сотовой связи (Приложение N 1) представляются координатору.

5. Порядок получения номера корпоративной сотовой связи и его использования

5.1. Получение номера корпоративной сотовой связи осуществляется по распоряжению координатора у начальника отдела связи и Интернета (кладовщика и т.д.).

5.2. При получении номера сотовой связи работник обязан оформить заявление (Приложение N 2) об ознакомлении с установленным ему лимитом и обязательстве возмещения суммы, превышающей установленный лимит, в кассу Работодателя.

5.3. Лимит пользования корпоративной сотовой связью устанавливается на квартал (полугодие, год) приказом директора. Неиспользованный в течение месяца (квартала, года) остаток лимита аннулируется.

5.4. При превышении пользователями корпоративной сотовой связи установленного лимита разница возмещается из личных средств пользователя. Возмещение перерасходованных средств за использование сотовой связи осуществляется пользователем в кассу Работодателя на основании данных отдела связи и Интернета.

5.5. С момента выделения и до прекращения использования номера пользователь корпоративной сотовой связи обязан находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания Работодателя.

6. Учет расходования средств и информирование пользователей

6.1. Учет расходования средств за использование сотовой связи ведет отдел связи и Интернета.

6.2. Каждый пользователь сотовой связи в конце текущего месяца самостоятельно осведомляется об использовании лимита. Отдел связи и Интернета ежемесячно сообщает индивидуальные данные о превышении лимитов пользования сотовой связи пользователям посредством рассылки информационных уведомлений. Неполучение данных уведомлений пользователями корпоративной сотовой связи не освобождает их от возмещения перерасхода.

6.3. В случае возникновения у пользователей вопросов, связанных с размером сумм расходования средств за использование корпоративной сотовой связи, они в течение __ календарных дней с даты проведения рассылки имеют право письменно (в виде служебной записки) обратиться к координатору за получением разъяснений. Отсутствие обращения свидетельствует о согласии пользователя с размером расходов за использование сотовой связи.

6.4. По согласованию с Работодателем пользователь либо руководитель структурного подразделения имеет право обратиться к координатору за детализацией разговоров за предыдущий месяц. Срок предоставления детализации — __ рабочих дней со дня обращения.

6.5. Сумма перерасхода лимита подлежит внесению пользователем в кассу Работодателя или перечислению на счет, указанный бухгалтерией, в течение ___ дней с момента окончания месяца.

6.6. Невнесение средств в оплату перерасхода лимита является основанием для невыделения лимита на следующий период и для их взыскания с работника.

7. Возврат номеров корпоративной сотовой связи

7.1. В случае увольнения пользователя корпоративной сотовой связи, его перевода на должность, не включенную в утвержденный перечень пользователей, исключения из списка пользователей он обязан в течение __ часов сдать выделенный ему корпоративный номер сотовой связи. По истечении указанного срока номер сотовой связи Работодателя блокируется.

7.2. Возврат номера сотовой связи осуществляется координатору.

8. Другие операции с номерами сотовой связи

8.1. В случае если работник, увольняясь от Работодателя или лишившись права использования корпоративного номера сотовой связи, желает оставить в личное пользование выделенный ему номер сотовой связи, возможен по заявлению работника перевод номера сотовой связи из корпоративного тарифа на частное физическое лицо.

8.2. Организационные вопросы реализации переоформления номера сотовой связи из корпоративного тарифа на частное физическое лицо, указанное в п. 8.1, решает координатор.

1. Форма служебной записки о выделении корпоративного номера сотовой связи.

2. Форма заявления об ознакомлении работника с установленным ему лимитом и о его обязательстве возместить сумму, превышающую установленный лимит.

obrazec.org

Оплата сотовой связи директору за счет ООО

Добрый день!
Для признания затрат на оплату услуг сотовой связи в целях налогообложения учреждение должно закрепить приказом и учетной политикой:
перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи;предельный размер расходов в месяц на каждого сотрудника в соответствии с занимаемой им должностью.

Для того, чтобы избежать возможныхвопросов со стороны налоговых органов, для списания расходов организация должнарасполагать договором с оператором сотовой связи, счетом указанного операторана оплату услуг мобильной связи, распечаткой переговоров с соответствующеготелефонного номера, а также актом (докладной запиской), в котором быраскрывались перечни абонентов, с которыми осуществлялись расходы, ихнеобходимость (цели) и взаимосвязь переговоров с решением тех или иныхслужебных (производственных, хозяйственных) задач.
Необходимость ведения работником переговоров с использованиемаппаратов мобильной связи организации должна быть закреплена в его должностнойинструкции. В ряде организаций приказом руководителя отдается переченькатегорий должностных лиц, в трудовые обязанности которых включеноосуществление служебных переговоров с использованием аппаратов мобильнойсотовой связи, а также условия принятия расходов по оплате указанныхпереговоров за счет средств работодателя (перечни контрагентов, направлениядеятельности и т.п.).
Например, как указано в письмеМНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174, для обоснованного отнесения назатраты производства расходов по международным и междугородним телефонным разговорам (независимо от места нахождения абонента и принадлежности абонентного номера), необходимо документальное подтверждение производственного характера разговора, к которым могут быть отнесены: счет телефонной связи,расшифровка с указанием номеров телефонов, с которого велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.

налог на прибыль
По общему правилу расходы на мобильную связь могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако, как видим, круг расходов по обеспечению сотрудников услугами связи может быть довольно широк, и не все из них можно списать на основании данной нормы.
Как сказано в пункте 1 статьи 252 НК РФ, любые расходы, признаваемые в налоговом учете, должны быть обоснованны и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами подразумеваются затраты, подтвержденные документами, оформленными в том числе в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Конституционный суд РФ неоднократно указывал, что налогоплательщик сам определяет обоснованность и целесообразность затрат (Определения от 04.06.2007 № 366-О-П и от 16.12.2008 № 1072-О-О). С этим согласен и Минфин России (письма от 21.05.2010 № 03-03-06/1/341 и от 21.01.2010 № 03-03-06/1/14).
В Постановлении от 09.03.2011 № 8905/10 Президиум ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, позволяющих налоговому органу оценивать расходы налогоплательщика с позиции их экономической целесообразности. Субъекты предпринимательской деятельности обладают самостоятельностью в принятии управленческих решений. Обоснованность расходов не должна оцениваться с точки зрения их целесообразности.

www.buhonline.ru

Документ, устанавливающий лимит расходов на мобильную связь

Коллеги, добрый день!

В этой теме Расходы на мобильную связь сказано, что для подтверждения расходов на мобильную связь в налоговом учете обязателен внутренний документ с лимитами. А в каком нормативном акте об этом сказано?

Такого требования нет даже в Письме УФНС России по г. Москве от 12.09.2007 N 18-12/3/[email protected] Там только:
«- договор с оператором на оказание услуг связи;
— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
— должностные инструкции работников;
— счета оператора связи;
— документы, подтверждающие факт оплаты оказанных услуг.»

Помогите пож-та, понять: лимиты нужны только для внутреннего контроля над сотрудниками или все-таки для налоговой?
иными словами, можем ли мы принять в расход связь свыше лимита?

Цитата: Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

В соответствии с указанной нормой Кодекса в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Кодекса.

Так, расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по нашему мнению, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи.

Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах.

(из письма Минфина от 13 октября 2010 года N 03-03-06/2/178)

Цитата: Сотрудники организации пользуются сотовой связью, в связи с чем оформлен приказ на предоставление лимита расходов сотовой связи каждому работнику.
Существуют ли ограничения по расходам сотовой связи, например, когда сотрудник находится в отпуске или на больничном?
Какими налогами облагается сумма расходов в случае превышения лимита? Обязательно ли в приказах прописывать фамилию, имя, отчество сотрудников и номера телефонов, которые за ними закреплены?

На основании норм ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
В частности, локальным нормативным актом организации может быть определен порядок использования корпоративной связи с учетом специфики Вашей организации. При этом организация может указать, что период использования сотрудниками мобильной связи определяется производственной необходимостью и в этот период включаются очередной отпуск, а также время пребывания сотрудника на больничном листе (кроме случаев, связанных с отпуском по беременности и родам, нахождением в отпуске по уходу за ребенком или неоплачиваемом отпуске продолжительностью более 2-х недель). Кроме того, в данном документе (или же отдельном приказе) определяется круг работников, которым в связи с их должностными обязанностями предоставляется мобильная связь, а также указываются пределы сумм, в рамках которых предоставляется мобильная связь для осуществления трудовой функции. С указанным порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет организации.
Следует отметить, что если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 г. N 16-15/[email protected]).

Налог на прибыль

Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
Как и все остальные расходы, такие затраты должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на получение доходов.
Больше всего вопросов вызывает экономическая обоснованность и документальное подтверждение расходов на услуги сотовой связи.
Для признания затрат на оплату услуг сотовой связи при налогообложении прибыли, по мнению представителей официальных органов, налогоплательщику необходимы (смотрите, например, письма Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378):
1) утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
2) договор с оператором на оказание услуг связи;
3) счета оператора связи.
Следует отметить, что еще некоторое время назад специалисты финансовых органов были убеждены, что налогоплательщик должен был подтвердить факт того, что звонки с мобильного телефона осуществлялись исключительно в рамках хозяйственной деятельности именно детализированными счетами (смотрите, например, письма Минфина от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350), но теперь Минфин пересмотрел это требование, указав, что для подтверждения затрат достаточно счетов на оплату услуг связи (письма от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378). Тем не менее региональные контролирующие органы по-прежнему настаивают на прежнем подходе. В частности, УФНС по г. Москве указывает, что для подтверждения затрат на мобильную связь необходима детализация счета — документ, который содержит расшифровку номеров телефонов абонентов, с которыми велись переговоры (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/[email protected]).
Арбитражная практика по данному вопросу разнородна. Имеются решения, в которых суды считают наличие детализированного счета необходимым условием для подтверждения экономической обоснованности расходов (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 10.06.2008 N А29-2210/2007, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2).
В других решениях судьи указывают, что ни налоговое законодательство, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по каждому телефонному соединению с потенциальным заказчиком товаров (работ, услуг) (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 N А42-5778/2006, ФАС Московского округа от 29.01.2010 N КА-А40/14759-09-2, от 24.02.2009 N КА-А40/12268-08, ФАС Поволжского округа от 23.05.2008 N А55-10554/07, ФАС Северо-Кавказского округа от 08.12.2010 N А25-325/2010, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8).
Таким образом, если, Вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита — рабочего характера.
Кроме перечисленных документов, для признания расходов на оплату услуг сотовой связи целесообразно также оформить:
— должностные инструкции работников, в которых должно быть указано, что работникам для выполнения служебных обязанностей необходима сотовая связь. Если в организации отсутствуют должностные инструкции, необходимость обеспечения работника сотовой связью можно отразить в трудовом или коллективном договоре (письма Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217);
— документы о передаче (выдаче) сотрудникам мобильных телефонов и сим-карт, находящихся в собственности организации (специальные ведомости, накладные на передачу или иные аналогичные документы), и другие.
Следует отметить, что факт совершения телефонного звонка в период отпуска или в другое нерабочее время еще не свидетельствует о непроизводственном характере данного звонка и затраты на оплату услуг сотовой связи могут признаваться расходами для целей налогообложения. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами, а критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях круглосуточно. Такая обязанность может быть закреплена, как указывалось выше, либо в должностной инструкции, либо в трудовом договоре работника (письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).
Приказ о ненормированном рабочем времени, сменном графике работы (например охранникам и другим работникам службы безопасности, продавцам, кассирам), гибком режиме рабочего времени также поможет организации обосновать расходы на оплату телефонных переговоров данных сотрудников в нерабочее время.

Если для работников установлен лимит расходов на использование сотовой связи, его превышение подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. Сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 20.09.2006 N 20-12/83834, УФНС по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735).
НДС по расходам на услуги связи принимается к вычету только в той части, которая относится к служебным переговорам, произведенным в рамках установленного лимита расходов на использование сотовой связи (ст.ст. 171 и 172 НК РФ).
Обращаем внимание, что налоговый орган контролирует производственный характер расходов на сотовую связь в отношении правомерности вычета НДС (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 14.07.2009 N КА-А40/5553-09).
Следует отметить, что лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства на единовременное увеличение лимита расходов на сотовую связь конкретному работнику либо просто на признание сверхлимитных расходов производственными. Если работников, которые вышли за рамки установленных им лимитов, несколько, то можно составить единый приказ. В этом случае НДФЛ удерживать из зарплаты работников не нужно. И в налоговых расходах признается полная стоимость телефонных переговоров работника.

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Согласно ст. 41 НК РФ доход — это экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в том числе в соответствии с главой 23 НК РФ.
Подпунктом 1 п. 2 ст. 211 НК РФ установлено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах.
При использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, для служебных переговоров, дохода, предусмотренного указанной статьей, у сотрудника не возникает, поскольку услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика — физического лица.
В качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения НДФЛ, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией.
В случае же, если сумма расходов на сотовую связь превысила установленный лимит, сумму превышения необходимо рассматривать как доход работника, полученный в натуральной форме, а следовательно, с этой суммы необходимо удержать НДФЛ. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 27.09.2007 N 03-04-06-01/334.
Следовательно, такой доход подлежит обложению НДФЛ по ставке в размере 13% в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Порядок начисления страховых взносов установлен Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ).
Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, являются плательщиками страховых взносов согласно пп. «а» п. 1 части 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ.
В соответствии с частью 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. «а» п. 1 части 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.
При расчете базы для начисления страховых взносов выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (часть 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).
Из буквального понимания указанных норм следует, что оплата услуг сотовой связи не подлежит обложению страховыми взносами в связи со следующим:
1) оплата услуг сотовой связи производится оператору, а не сотруднику организации, т.е. буквально не является выплатой;
2) оплата услуг сотовой связи не является вознаграждением, поскольку услуги оплачиваются не в интересах работника, а для производственных нужд.
Аналогичным образом оплату услуг сотовой связи нельзя признать как оплату произведенную в пользу застрахованного лица.
Таким образом, в случае наличия достаточных доказательств того, что оплата услуг сотовой связи носила производственную необходимость и производилась не в интересах работника, а в целях повышения эффективности управления производством, такая оплата не подлежит обложению страховыми взносами.
Однако использование физическим лицом (сотрудником организации) мобильной связи, оплаченной работодателем, в личных целях приведет к начислению в организации страховых взносов на сумму выплат в интересах сотрудника.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Сергеева Вероника

Лимитированная сотовая связь для работников

Особенности учета расходов на корпоративную сотовую связь, ограниченную внутренним лимитом компании

Сейчас организации нередко обеспечивают своих сотрудников сотовой связью. А чтобы обезопасить компанию от того, что работники слишком много наговорят по рабочему мобильнику, руководство компании устанавливает денежный лимит расходов на мобильную связь.

Посмотрим, как этот лимит влияет на налогообложение и как бухгалтеру удержать с работника сверхлимитные расходы.

Выбираем тариф для сотовой связи: безлимитный или нет

Безлимитный тариф — наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.

Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.

Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами. А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

Устанавливаем свой лимит на мобильную связь

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Для сотрудников, пользующихся SIM-картами компании, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Не сделав этого, будет сложно удержать что-либо с работника, который подозрительно много разговаривает по рабочему мобильнику.

Разумеется, каждый работник должен знать, с какими ограничениями он может пользоваться сотовой связью за счет компании. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.

Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. C этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.

Утверждаю
Генеральный директор

Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО «Альтаир»

1. Право пользования номерами сотовой связи ООО «Альтаир» (далее — Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.

2. SIM-карты являются собственностью Общества.

3. SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

4. Работник — пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).

5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение № 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.

6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.

7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.

8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.

Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договора м Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/[email protected] .

Учитываем расходы на мобильную связь для целей налогообложения

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:

  • все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
  • звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.
  • Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на расходы для целей налогообложения сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

    Документы, подтверждающие расходы на связь

    Вот комплект документов, которые Минфин считает необходимыми для учета расходов на мобильную связ ь Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 :

    1) утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;

    2) договор с оператором на оказание услуг связи;

    3) счета оператора связи.

    Нужны ли детализированные счета — мнения разделились

    Аргументы «за»

    Контролирующие органы часто требуют именно детализированные счета для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связ ь Письмо УФНС России по г. Москве от 25.06.2010 № 16-15/[email protected]; Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 . Если вы их не представите, инспектор может попытаться вычеркнуть из налоговых расходов все услуги связи. Некоторые суды поддерживают проверяющих, считая детализированные счета необходимым условием для подтверждения расходов на сотовую связ ь Постановление ФАС ВВО от 10.06.2008 № А29-2210/2007 .

    Если по окончании каждого месяца вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то вам лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита — рабочего характера. Тем самым вы покажете, что проанализировали характер телефонных переговоров работников.

    Оплата сотовых телефонов уже давно перестала быть экзотикой в российских компаниях

    Аргументы «против»

    В Налоговом кодексе не сказано, что для подтверждения расходов на связь нужны детализированные счета. Да и к тому же сотовые операторы часто предоставляют их лишь за дополнительную плату.

    Большинство судов в последнее время считает детализированные счета излишество м Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 12.04.2010 № КА-А41/2775-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2; ФАС ЦО от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8; ФАС ПО от 23.05.2008 № А55-10554/07, от 09.11.2006 № А65-29284/2005-СА2-8; ФАС СКО от 24.04.2006 № Ф08-1482/2006-681А . Их основной аргумент не оригинален: налоговым законодательством не предусмотрено наличие детализированного счета в качестве обязательного документа для подтверждения таких расходов. Кроме того, счета все равно не доказывают экономическую обоснованность расходов. Ведь они не раскрывают характер разговоров.

    Достоверно определить характер разговора может только его аудиозапись. Кстати, некоторые налоговики требуют расшифровки разговоро в Письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735 . Если стараться им угодить, не останется времени для работы (на расшифровку звонка уйдет времени в несколько раз больше, чем на сам звонок). Но требовать записи разговоров инспекторы не вправе. Ведь, как справедливо указал один из судов, содержание переговоров составляет тайну связи, охраняемую законо м ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»; Постановление ФАС МО от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2 .

    Выбор — за вами

    Решайте сами: будете ли вы заказывать детализированные счета или нет. Если у вас будут такие счета, то, скорее всего, у проверяющих возникнут дополнительные вопросы.

    К примеру, такие:

    • чем обоснована служебная необходимость звонков работника в нерабочее время? Некоторые организации для того, чтобы обосновать такие звонки, прописывают в должностных инструкциях необходимость использования работниками сотовой связи во внерабочее время. И их поддерживают суд ы Постановления ФАС МО от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08; ФАС СЗО от 20.07.2007 № А05-692/2007 . Кстати, Минфин не считает, что разговоры во внерабочее время — повод для того, чтобы признать их однозначно необоснованными. Главное — цель разговора (его служебный характер ) Письмо Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 ;

    Укажите в должностных инструкциях работников, что в служебных целях (для оперативного взаимодействия с коллегами, руководством, покупателями и заказчиками) им необходимо пользоваться сотовой связь ю Постановление ФАС ВСО от 24.04.2007 № А33-10149/06-Ф02-2062/07 . Это поможет подтвердить экономическую обоснованность расходов на связь.

  • если были звонки в другие города или страны, в которых у организации нет контрагентов, то почему их стоимость учтена в налоговых расходах? Иногда суды поддерживают проверяющих, считая такие расходы нецелесообразным и Постановление ФАС СЗО от 22.03.2007 № А56-46376/2005 . Но есть и решения других судов, которые не видят ничего «непроизводственного» в заграничных звонках даже в случае, если за границей нет ни клиентов, ни других контрагенто в Постановление ФАС МО от 30.12.2008 № КА-А40/12225-08 .
  • Собственный лимит — дополнительное ограничение для налоговых расходов

    Установив лимит на сотовую связь работникам, ваша организация тем самым признала нецелесообразность (экономическую необоснованность) сверхлимитных звонков. А значит, суммы, превышающие лимит, признать в качестве налоговых расходов без дополнительных распоряжений руководства не удастс я подп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 .

    Выбираем вариант действий, когда работник превысил свой лимит

    СИТУАЦИЯ 1. По установленным в организации правилам любые сверхлимитные суммы удерживаются из зарплаты работника

    Допустим, для менеджера установлен лимит разговоров по корпоративной сотовой связи в размере 944 руб. в месяц с учетом НДС, а он наговорил на 1180 руб. Вы должны удержать из его зарплаты 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

    Вам пришлось звонить по рабочим делам, находясь в отпуске? Тогда почему это не производственные расходы? Главное — цель звонка, а не то, сидите вы на рабочем месте или нет

    В этом случае надо действовать так.

    ШАГ 1. Укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов, превышающих лимит. Кстати, расчетный листок вы должны выдавать работникам при выплате заработной платы независимо от того, были какие-либо удержания или не т ст. 136 ТК РФ .

    ШАГ 2. В бухгалтерском учете расходы на связь (без учета НДС), укладывающиеся в лимит, признайте в составе расходов (производственных, общехозяйственных и т. д. — в зависимости от того, в каком подразделении трудится работник). Суммы превышения лимита (с учетом НДС) отразите в составе задолженности работника за личные переговоры проводкой по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

    На дату начисления ближайшей зарплаты надо будет сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    ШАГ 3. Стоимость телефонных переговоров в пределах установленного работнику лимита учтите в составе налоговых расходов на связь.

    Для налогового учета сверхлимитных сумм есть два варианта.

    ВАРИАНТ 1. Не показывайте сверхлимитные суммы, удержанные из зарплаты работника (или подлежащие удержанию), ни в расходах, ни в доходах. Это можно обосновать тем, что сверхлимитные суммы организация вообще не признает своими затратами.

    ВАРИАНТ 2. Сумму превышения лимита (с учетом НДС) учитывайте в составе расходов только после возмещения ее работником (удержания этой суммы из зарплаты работника). А саму сумму возмещения (удержания) учитывайте для целей налогообложения в доходах. Так рекомендует делать Минфин в одном из своих писе м Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 .

    Мнение читателя

    “ Руководитель установил лимит на мобильную связь — 1000 руб. в месяц. Но один из работников наговорил больше — на 1200 руб. Директор сказал, что сумма превышения несущественная и удерживать ее из зарплаты работника не нужно. Я так и сделал. И в налоговые расходы включил все 1200 руб. Ведь раз не удерживаем с работника — значит, признаем своими расходами. Правда, не знаю, как к этому отнесутся налоговики. ”

    Александр,
    главный бухгалтер, г. Москва

    Но какой бы вариант вы ни выбрали, сумма налога на прибыль от этого не изменится.

    ШАГ 4. НДС по расходам на услуги связи примите к вычету только в части, относящейся к лимитированным расходам. Ведь именно эти услуги вы признали расходом — а значит, только они могут быть использованы вами для операций, облагаемых НД С ст. 172 НК РФ . Счет-фактуру от оператора сотовой связи надо подшить в журнал учета полученных счетов-фактур. Но в книге покупок надо отразить не всю сумму налога, а только ту, которая приходится на лимитированные услуги сотовой связи. К примеру, общая стоимость телефонных переговоров за месяц — 1180 руб. (включая НДС 180 руб.). Установленный работнику лимит — 944 руб. (включая НДС 144 руб.). Значит, к вычету можно принять только входной НДС в сумме 144 руб. А с работника вы удерживаете 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

    Кстати, расходы на сотовую связь, оплачиваемые организацией за работника, не надо облагать НДФЛ, только если разговоры были вызваны служебной необходимостью. Причем не важно, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или не т Письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 . Стоимость всех личных разговоров, даже если они укладываются в утвержденный работнику лимит, надо включить в облагаемый НДФЛ доход работника. Если же работник возместил организации стоимость личных звонков, то и дохода у него нет. А следовательно, НДФЛ удерживать не из чего.

    СИТУАЦИЯ 2. Лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства

    Такое возможно, если все звонки работника за месяц (в том числе и сверхлимитные) были исключительно по работе. К примеру, такая ситуация возможна, если работник был в зарубежной командировке. Понятно, что работник не обрадуется, если сверхлимитные суммы вы удержите из его зарплаты.

    Для таких случаев некоторые организации закрепляют в порядке пользования корпоративной сотовой связью положение о том, что в случае превышения месячного лимита стоимости разговоров по служебным целям он может быть увеличен. Эта норма может выглядеть так.

    9. В случае перерасхода лимита мобильной связи по производственной необходимости работник не позднее 3 рабочих дней после окончания месяца может написать заявление на имя руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода. Решение об увеличении лимита принимает руководитель подразделения.

    В любом случае для вас главное — получить распоряжение руководства (естественно, письменное) на единовременное увеличение лимита расходов на сотовую связь конкретному работнику либо просто на признание сверхлимитных расходов производственными. Поэтому можно обойтись и без заявления работника с просьбой увеличить лимит конкретного месяца, сразу составив приказ руководителя об увеличении лимита (о признании расходов производственными). Если руководитель подпишет этот приказ, то удерживать из зарплаты работника ничего не нужно. И в налоговых расходах вы сможете признать полную стоимость телефонных переговоров работника.

    Если работников, которые вышли за рамки установленных им лимитов, несколько, то можно составить единый приказ. Разумеется, это можно сделать, только если ваше руководство согласно не удерживать сверхлимитные суммы из зарплаты этих работников.

    Лимит расходов на сотовую связь — довольно удачное решение для контроля за звонками сотрудников. Для бухгалтерии и руководства это проще, чем требовать от работников отчета за каждый звонок. Но не забывайте, что основное предназначение лимита — дисциплинировать работников. А для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связь его одного недостаточно.

    glavkniga.ru

    Смотрите еще:

    • Разрешение на симс 4 Тема: The Sims 4: Параметры игры (меню) Опции темы The Sims 4: Параметры игры (Меню) • Графика Симы – изменить уровень детализации симов. Объекты - изменить уровень детализации объектов. Освещение - регулировка качества освещения и теней. Отображение - регулировка качества отражений в воде и зеркалах. […]
    • Правила династии симс 3 Так как многие уже перешли на The Sims 3, выкладываю переведенные правила The Legacy Challenge портированные на The Sims 3. ---------------------------------------------------------------------------------------------------- Создание персонажа. В CAS создайте своего персонажа-основателя. Это может быть […]
    • Новый закон о связи 2018 изменения Новый закон о связи 2018 изменения Прокуратура Республики Коми Официальный сайт С 1 июня 2018 года вступит запрет на оказание услуг связи пользователям SIM-карт без предоставления реальных паспортных данных абонента Развитие страны и формирование правового государства в современных условиях непосредственно […]
    • Новый закон о связи 2018 Изменения в законе О связи ждут россиян с 1 июня 2018 года 1 июня 2018 года будут официально внесены изменения в закон "О связи". Нововведение запретит россиянам пользоваться SIM-картами без предоставления реальных паспортных данных операторам связи. В России не могут допустить, чтобы сотовой связью […]
    • Телефоны с разрешением 320х480 Сотовые телефоны с разрешением 320x480 - цены Разрешение экрана – это его размер по вертикали и горизонтали, выраженный в точках (так называемых пикселях). Чем больше разрешение, тем лучше качество изображения и тем больше информации можно разместить на экране. Особенно важен этот показатель для смартфонов […]
    • Отзывы и жалобы абонентов на mts Тариф МТС «Умное устройство» — описание, стоимость, отзывы, как подключить Мобильная связь требуется не только для работы телефонов. Передача данных необходима для функционирования умных часов, навигаторов, для управления системами «умного» дома. Для тех, кому необходим небольшой объём трафика и СМС, был […]
    • Заявление абонента мтс Переходи в МТС со своим номером! Как это сделать? Заполните электронную форму заявления Обратитесь в ближайший офис МТС с паспортом Позвоните по номеру 8-800-250-8-250 и оставьте заявку Закажите обратный звонок Часто задаваемые вопросы Что такое MNP? Услугами какого оператора можно […]
    • Заявление по краже телефона Для многих мобильный телефон является чем-то вроде лучшего друга, и его утрата наносит не столько материальный ущерб, сколько моральный. Если для Вас дороги данные, которые хранятся в телефоне, а сам телефон ценности не представляет, не стоит пытаться его искать. (Если Вы не депутат, не министр или его […]

    Комментарии запрещены.