Разбивка приказов

В связи с вступлением в силу Приказа ФНС России от 22.11.2016 N ММВ-7-11/[email protected] внесены изменения в коды доходов и вычетов для НДФЛ (строка 2000 дополнилась строками 2002 и 2003). В филиале организации учет и выплата премий и вознаграждений велись по коду 2000 вместе с учетом и выплатой заработной платы. В программном продукте нет возможности разделить данные выплаты по кодам за 2016 год. Учитывая то, что филиалом представляется порядка 2000 справок, ручная корректировка не представляется возможной. НДФЛ с премий исчислялся и уплачивался в порядке, предусмотренном для заработной платы (исчислялся на последний день месяца, удерживался в следующем месяце при фактической выплате денежных средств). В таком же порядке он отражался в расчете 6-НДФЛ. Каков порядок представления справок по форме 2-НДФЛ за 2016 год в части заполнения данных строк? Будет ли считаться нарушением представление справок по форме 2-НДФЛ за 2016 год по коду дохода 2000, в котором сумма дохода будет включать в себя заработную плату и сумму премии, без разбивки на код 2002 и 2003?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
На сегодняшний день мы считаем наиболее корректным применять новые коды 2002, 2003 к соответствующим видам доходам в виде премий, дата получения которых приходится на период с 26.12.2016.
Оснований для корректировки налоговых регистров по НДФЛ за 2016 год, являющихся основанием для заполнения справок 2-НДФЛ, в части кодов видов доходов, отраженных в них до 26.12.2016, мы не видим.
Одновременно мы не можем исключить, что указание в справках 2-НДФЛ за 2016 год кода 2000 в отношении выплаченных сотрудникам в 2016 году премий вместо специально введенных для них кодов 2002 и 2003 будет истолковано территориальным налоговым органом как представление документов, содержащих недостоверные сведения.
Во избежание возможных налоговых рисков рекомендуем налоговому агенту обратиться за разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту своего учета.

Обоснование позиции:
Представление в налоговый орган документа, содержащего сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, является обязанностью налогового агента (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 2 ст. 230 НК РФ). С учетом п. 7 ст. 6.1 НК РФ за 2016 год такие сведения должны быть представлены не позднее 03.04.2017 по форме 2-НДФЛ (далее — справка 2-НДФЛ), утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/[email protected] Этим же приказом утвержден порядок заполнения справки 2-НДФЛ (далее — Порядок заполнения справки 2-НДФЛ) и формат ее представления в электронной форме.
Согласно положениям разделов I и V Порядка заполнения справки 2-НДФЛ при заполнении справки 2-НДФЛ используются коды видов доходов налогоплательщика, коды видов вычетов налогоплательщика, утвержденных приказом ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/[email protected] «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» (далее — Приказ N ММВ-7-11/[email protected]). Так, при заполнении раздела 3 справки 2-НДФЛ:
— в поле «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, за который был начислен и фактически получен доход;
— в поле «Код дохода» указывается соответствующий код доходов, выбираемый из «Кодов видов доходов налогоплательщика» (Приложение 1 к Приказу N ММВ-7-11/[email protected]);
— в поле «Сумма дохода» отражается вся сумма начисленного и фактически полученного дохода по указанному коду дохода.
Как отмечено в вопросе, приказом ФНС России от 22.11.2016 N ММВ-7-11/[email protected] (далее — Приказ N ММВ-7-11/[email protected]) внесены изменения и дополнения в перечни кодов видов доходов и вычетов. В частности, введены следующие дополнительные коды:
— 2002 — суммы премий, выплачиваемых за производственные результаты и иные подобные показатели, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (выплачиваемые не за счет средств прибыли организации, не за счет средств специального назначения или целевых поступлений);
— 2003 — суммы вознаграждений, выплачиваемых за счет средств прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений.
Кроме того, добавлены и новые коды вычетов (126-149), заменяющие прежние (строки 114-125 исключены).
Каких-либо особых указаний по порядку вступления в силу данных нововведений Приказом N ММВ-7-11/[email protected] не установлено, в связи с чем на основании п.п. 9, 12 Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента РФ, Правительства РФ и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» они вступили в силу в общем порядке — по истечении десяти дней после дня официального опубликования Приказа N ММВ-7-11/[email protected]*(1), т.е. 26.12.2016 (смотрите также решение ВАС РФ от 28.07.2011 N ВАС-8096/11).
Принимая во внимание, что налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ), а также то, что НДФЛ исчисляется налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 226 НК РФ), по нашему мнению, было бы логичным применять новые коды видов доходов и вычетов с 01.01.2017. Однако Приказ N ММВ-7-11/[email protected] не содержит соответствующего указания. Кроме того, согласно информации ФНС России от 28.12.2016 «Утверждены коды видов доходов и вычетов» (далее — Информация ФНС России) новые коды видов доходов и вычетов применяются при заполнении справок 2-НДФЛ за 2016 год. При этом специалисты налоговой службы не пояснили, как практически учитывать внесенные изменения.
Мы в данном случае видим следующие варианты.
1. Если у налогового агента технически есть возможность отразить в справке 2-НДФЛ за 2016 год доходы по новым кодам и без возникновения негативных последствий с позиции исчисления и уплаты НДФЛ, то он вправе это сделать применительно ко всем операциям с начала 2016 года*(2). Исходя из Информации ФНС России, полагаем, что налоговые органы должны обеспечить техническую возможность приема справок 2-НДФЛ за 2016 год с новыми кодами.
2. Если у налогового агента нет такой возможности, то применять новые коды, в частности 2002, 2003, следует к соответствующим доходам, дата получения которых приходится на период с 26.12.2016. Этот вариант на сегодняшний момент нам представляется более правильным. Поясним почему.
На наш взгляд, Приказ N ММВ-7-11/[email protected] можно рассматривать в качестве устанавливающего дополнительные обязанности налоговых агентов и, соответственно, не имеющего обратной силы (п. 2 ст. 5 НК РФ, смотрите также решение ВАС РФ от 28.07.2011 N ВАС-8096/11).
Кроме того, следует принимать во внимание, что на основании пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ в обязанности налоговых агентов по НДФЛ входит ведение учета доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.
Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать:
— сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика;
— вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с утвержденными ФНС России кодами;
— суммы дохода и даты их выплаты;
— статус налогоплательщика;
— даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ;
— реквизиты соответствующего платежного документа.
Справки 2-НДФЛ заполняются налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета (Раздел 1 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ), которые до 26.12.2016 подлежали формированию без учета новых кодов. Учитывая, что Приказ N ММВ-7-11/[email protected] не обязывает налоговых агентов вносить изменения в данные регистров налогового учета с начала 2016 года, в частности — в отношении доходов, отраженных в этих регистрах в соответствии с ранее действующими кодами, считаем, что у налоговых агентов отсутствует обязанность по применению новых кодов видов доходов к доходам, дата получения которых относится к периоду до 26.12.2016, и для целей заполнения справок 2-НДФЛ за 2016 год. Это означает, что в справках 2-НДФЛ за 2016 год премии, полученные налогоплательщиками до 26.12.2016, в данном случае будут отражены по коду 2000.
При этом мы не можем исключить, что указание в справках 2-НДФЛ за 2016 год кода 2000 в отношении выплаченных сотрудникам в 2016 году премий вместо специально предусмотренных Приказом N ММВ-7-11/[email protected] для таких видов доходов кодов 2002 и 2003 будет истолковано территориальным налоговым органом как представление документов, содержащих недостоверные сведения.
В отношении налоговых агентов, представивших документы, содержащие недостоверные сведения, п. 1 ст. 126.1 НК РФ установлена ответственность в размере 500 рублей за каждый представленный документ.
Причем, как указано в письме ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515, любые заполненные реквизиты справки 2-НДФЛ и расчетов 6-НДФЛ, не соответствующие действительности, можно отнести к недостоверным, поскольку НК РФ не содержит определения понятия «недостоверные сведения». Применительно к упомянутым документам это могут быть любые ошибки, допущенные налоговым агентом при заполнении соответствующих реквизитов (например в персональных данных налогоплательщика, кодах доходов и вычетов, суммовых показателях и т.д.).
Вместе с тем полагаем, что до появления официальных разъяснений по порядку применении кодов для целей заполнения справок 2-НДФЛ за 2016 год любой из выбранных налоговым агентом вариантов может быть воспринят территориальным налоговым органом как неправильный (в случае наличия у него иной точки зрения).
При таких обстоятельствах во избежание возможных налоговых рисков рекомендуем налоговому агенту уточнить порядок заполнения справки 2-НДФЛ за 2016 год в части применения новых кодов видов доходов (как и вычетов) в налоговом органе по месту своего учета (пп. 1 п. 1 ст. 21, п. 2 ст. 24 НК РФ).

К сведению:
Положения главы 23 НК РФ не содержат какого-либо особого порядка исчисления, удержания и уплаты НДФЛ с дохода в виде премий. До внесения соответствующих дополнений Приказом N ММВ-7-11/[email protected] для таких доходов не было предусмотрено и отдельного кода. Как разъяснялось ФНС России в письме от 06.07.2016 N БС-4-11/12127, если при заполнении справки 2-НДФЛ вид дохода, выплаченного налогоплательщику, не предусмотрен, то используется код дохода 4800 «Иные доходы».
По вопросу исчисления НДФЛ с доходов в виде премий (как производственного характера, так и иных) существует две точки зрения.
По мнению Минфина России, выраженному в письме от 12.11.2007 N 03-04-06-01/383, премии за достигнутые производственные результаты в соответствии с положениями ст. 129 ТК РФ являются стимулирующими выплатами, а не вознаграждением за выполненные трудовые обязанности. Соответственно, дата фактического получения дохода при выплате премии должна определяться в общем порядке на основании пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день его выплаты, а не в порядке, специально предусмотренном п. 2 ст. 223 НК РФ для доходов в виде оплаты труда (смотрите также письма Минфина России от 27.03.2015 N 03-04-07/17028, ФНС России от 08.06.2016 N БС-4-11/[email protected], от 07.04.2015 N БС-4-11/[email protected]).
Другая позиция основана на том, что выплата премий производственного характера в целях исчисления НДФЛ должна рассматриваться как получение дохода в виде оплаты труда. Так, в письме ФНС России от 19.09.2016 N БС-4-11/17537 разъясняется, что при заполнении справки 2-НДФЛ в отношении выплаченного дохода в виде премии за производственные результаты используется код дохода 2000 (как и в отношении заработной платы). Тогда для целей определения даты получения дохода в отношении таких премий нужно применять п. 2 ст. 223 НК РФ, согласно которому датой фактического получения налогоплательщиком дохода признается последний день месяца. На это указывали и судьи (смотрите, например, постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.12.2014 N Ф07-428/14 по делу N А56-74147/2013, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 N 17АП-8175/16, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.12.2015 N 13 АП-26719/15).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лазарева Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий

26 января 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

www.garant.ru

с кем согласуется проект приказа?

Как правило проект приказа согласовывается:
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ:
— начальник (либо, лицо его замещающее) структурного подразделения;
— юридическая служба;
— финансисты (если дело касается финансовых вопросов) ;
— отдел кадров;
— делопроизводитель.
ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:
— руководители структурных подразделений;
— юридическая служба;
— финансисты (если дело касается финансовых вопросов) ;
— отдел кадров;
— делопроизводитель.

На счёт профсоюза можете не заморачиваться — перечень ситуаций, когда приказ должен согласовываться с этим (в большинстве случаев) никчёмным приютом болтунов и сутяжников, исчерпывающе определён трудовым законодательством.
А в целом, перечень согласовывающих лиц лучше всего определять в приказе по предприятию о документообороте. В моих подопечных структурах такой приказ, как правило, предусматривает разбивку приказов на несколько категорий: «по движению кадров», » по оплате труда, адаптации и мотивации», «о дисциплинарной ответственности», «по организации бизнес-процессов». Первые три — непосредственно относятся к вопросам трудовых правоотношений. И коль скоро вы задаёте вопрос в раздел по трудовому законодательству, конкретизирую по ним.
1. Приказ подписывается лицом, обладающим правом приёма и увольнения сотрудников, наложения дисциплинарных взысканий, решения вопросов по выплатам компенсационного и мотивационного характера.
2. Приказ визируется непосредственным исполнителем — лицом, которое подготовило данный приказ и несёт ответственность за его обоснованность и корректность.
3. Приказ визируется до подписания его первым лицом руководителями или ведущими специалистами тех структурных подразделений, права, обязанности и интересы которых затрагиваются данным приказом. К примеру, приказ о приёме сотрудника визируется (согласовывается) непосредственным руководителем отдела (управления и т. п.) , в которое принимается сотрудник, бухгалтером по заработной плате, руководителем СБ, руководителем отдела найма, юридическим отделом (если в организации нет доверия компетентности кадровой службы) . Специалист по кадрам является исполнителем (п. 2 данного ответа) . Схема понятна?

Ну и надо иметь в виду, что не требующий согласования либо учёта мнения профсоюзного органа приказ, подписанный лицом, указанным в п. 1 настоящего ответа, является юридически значимым и легитимным даже при ситуации, когда он никем из структурных должностных лиц организации не согласован. Т. е. первое лицо всю ответственность за обоснованность, корректность и законность приказа принимает на себя.

otvet.mail.ru

Приказы по основной деятельности

Бланки и реквизиты

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

название вида документа (ПРИКАЗ);

заголовок к тексту;

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти [1] . Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

· наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

· срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

. (приложение 1) . (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: . (приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

[1] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

www.profiz.ru

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют и как присвоить приказу номер.

Законодательные основы организации документооборота на предприятии

Деятельность каждого учреждения сопровождает оформление определенного количества документов. Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам.

Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций. Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах (к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28.09.2007 № 219, приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206). Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота.

Разрабатывая систему документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, необходимо учитывать требования федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, постановления Госкомстата РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 № 65-ст, приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит:

  • систематизировать значительную часть документооборота;
  • облегчить процедуру поиска нужного приказа;
  • усилить контроль за оформлением решений руководства.

Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации приказов, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов.

Виды приказов

Все приказы по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

  • по личному составу;
  • по основной деятельности;
  • К приказам по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. п.

    Административно-хозяйственные приказы содержат распоряжения по внутренней бытовой организации работы предприятия. К примеру, приказы о соблюдении внутреннего трудового распорядка, использовании зданий и помещений, приказы по охране и внутренней связи и т. п.

    Остальные приказы могут быть отнесены к приказам по основной деятельности. Это большая группа распоряжений, которая включает и приказы по штатному расписанию (утверждение, изменение), и приказы по планированию деятельности, финансированию, материально-техническому обеспечению и т. д.

    От вида приказа зависит не только его место в системе документооборота, нумерация, но и сроки хранения. На сроках может быть построена вся система организации хранения приказов и их нумерация.

    Варианты организации кадровой нумерации приказов

    Разновидностей схем нумерации приказов множество. Рассмотрим некоторые из них.

    1. Самый простой вариант нумерации подходит для организаций с небольшим документооборотом и предполагает присвоение приказу числового кода и, возможно, буквенного знака. При такой системе все приказы нумеруются по порядку от 1 и далее. Общим моментом для всех подобных схем документооборота будет то, что с каждого нового года нумерация будет начинаться заново. Буквы при этом могут означать зашифрованную тематику приказов или же место хранения, облегчая поиск нужного документа.
    2. Усложненный вариант предполагает также сквозную нумерацию, но с разбивкой приказов на группы. То есть нумерация каждого вида приказов (по личному составу, по основной деятельности и т. д.) будет начинаться с 1 и далее. При такой системе буквенный знак в номерном коде приказа приобретает смысловое значение и указывает на группу, к которой относится приказ.
    3. Сложные варианты систем нумерации приказов подходят тем компаниям, у которых значительный документооборот с большим количеством распоряжений. При этом буквенно-числовые коды на приказах могут указывать на многоступенчатую систему нумерации, где приказы объединяются не только в группы по видам, но и в группы по срокам хранения документов (менее 5 лет, 50 лет, 75 лет). Кроме того, шифр в номере приказа может указывать на структурное подразделение предприятия, в отношении которого издан приказ. К примеру, буквами «об» обозначается распоряжение по всей организации, а буквами «эк» — по экономическому отделу и т. д.

    Журнал учета приказов

    Порядок присвоения приказам номеров законодательно также не установлен. Однако, исходя из практики кадрового делопроизводства, можно говорить о регистрации приказов в специальном журнале. Журналов может быть несколько, если это отвечает принятой на предприятии системе документооборота.

    Журналы регистрации приказов каждая организации разрабатывает самостоятельно. В приказе Минкультуры № 558 лишь перечисляются книги и журналы, которые может вести кадровая служба. Однако, безусловно, помимо номера приказа журнал должен содержать информацию о дате издания документа, кратком содержании, ответственных за исполнение лицах.

    Таким образом, строгих законодательных рамок по внедрению системы нумерации приказов в организациях нет. Каждая компания определяет такую схему самостоятельно, исходя из целесообразности и удобства использования.

    nsovetnik.ru

    Приказы по личному составу: сроки хранения

    Один из основных вопросов, рано или поздно возникающих перед секретарем касается приказов по личному составу. В данном материале мы подробно расскажем о том, каким образом и сколько следует хранить данную документацию.

    Из статьи вы узнаете:

    Классификатор приказов

    В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу. Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих. Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

    Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

  • основные;
  • по административно-хозяйственной деятельности.
  • Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет. При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.

    Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании. Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации. Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в системе электронного документооборота.

    Срок хранения приказов по личному составу

    Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно. Это связано с тем, что документы основной деятельности могут потребоваться в любое время, поэтому и хранить их следует особо внимательно и бережно. Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.

    Срок хранения приказов по основной деятельности является неизменным. Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.

    Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа. Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

    Для начала следует сказать о том, что срок хранения приказов зависит, в первую очередь, от основательности его содержания. Понятно, что приказ о приеме на работу будет иметь более значимый характер, нежели приказ о командировке. Также срок хранения приказа о приеме на работу любого сотрудника (от директора до уборщика) является фиксированным. По этой причине более значимые приказы по личному составу хранятся в течение 75 лет. Более простые приказы подлежат 5-летнему помещению на хранение.

    Для удобства мы подготовили таблицу, из которой вы сможете понять, сколько хранятся приказы по личному составу.

    www.sekretariat.ru

    Смотрите еще:

    • Закон об основах государственной службы российской федерации Федеральный закон от 31 июля 1995 г. N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу) Федеральный закон от 31 июля 1995 г. N 119-ФЗ"Об основах государственной службы Российской Федерации" С изменениями и дополнениями от: 18 февраля 1999 г., 7 […]
    • Взыскание долга при ликвидации Взыскание дебиторской задолженности при ликвидации компании-должника В соответствии с пунктом 1 статьи 61 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ): «ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам». Относительно […]
    • Закон о конкуренции и ограничении монополистической деятельности 1991 Закон РСФСР от 22 марта 1991 г. N 948-I "О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках" (с изменениями и дополнениями) Информация об изменениях: Федеральным законом от 9 октября 2002 г. N 122-ФЗ в настоящий Закон внесены изменения Закон РСФСР от 22 марта 1991 г. N 948-I "О […]
    • Бесплатный адвокат в симферополе Бесплатная консультация Елена 13.10.2016 20:03 По последнему месту работы , утеряна трудовая книжка. Не могу оформить пенсию. Кто в ответе и как это доказать? Спасибо. Светлана 12.10.2016 00:54 Добрый день. Скажите, при переоформлении квартиры на рос документы- укр.паспорт будет нужен? Или же для […]
    • Закон мсу 1995 Федеральный закон от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу) Федеральный закон от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" С […]
    • Вся индексация пенсий на 2013 год Вся индексация пенсий на 2013 год 1 февраля 2002 года Базовая и страховая часть пенсии индексировались отдельно и по разным правилам Индексация базовой части пенсии производилась с учетом темпов роста инфляции, но «в пределах средств, предусмотренных на эти цели в федеральном бюджете и бюджете […]
    • Дополнения в закон рф о гражданстве Дополнения в закон рф о гражданстве 11 ноября 2003 года N 151-ФЗ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "О гражданстве Российской Федерации"" Принят Государственной Думой 17 октября 2003 года Одобрен Советом Федерации 29 октября 2003 года Статья 1. […]
    • Пенсия по дубликату трудовой книжки Сотрудница 11.11.2013 запросила трудовую книжку для предъявления в Пенсионный фонд России для подтверждения трудового стажа для начисления пенсии по старости. После посещения Пенсионного фонда России трудовая книжка ею была утеряна. Сотрудница работает в организации с 11.01.2006. 26 февраля 2016 года ею в […]

    Комментарии запрещены.